‘내용증명’이란 우편물의 특수한 취급제도로, 우체국에서 우편물의 문서내용을 등본에 의하여 증명하는 제도를 말한다. 즉 내용증명은 어떤 문서를 보냈으며 그 문서의 내용을 상대방에게 통지하였다는 증거자료가 되는 것이다.
그 기능을 살펴보면, ‘증거보전의 필요’가 있을 경우와 상대방에게 심리적 압박으로 ‘이행을 촉구’하려고 할 때이다. 작성은 특별한 형식을 요하는 것은 아니며 복사지, 편지지 등에 내용을 동일하게 ‘3통’을 작성한 후 우체국에 제출하면 서신 말미에 ‘내용증명우편으로 발송하였음을 증명한다’는 도장을 날인하고 1통은 우체국에 보관하고 1통은 상대방에게 발송하며 1통은 영수증과 같이 발송인에게 교부하여 준다. 내용증명을 분실하였을 경우 우체국에 3년간 보관되어 있으므로 발송자는 3년내에는 우체국에 그 등본의 교부를 청구할 수 있다.
내용증명은 간결, 명료하게 요점만을 기재하는 것이 좋다. 또한 장차 소송에 있어서 승패를 가리는 결정적인 증거가 되는 수가 있으므로 그 문안을 신중히 생각하여 기재하는 것이 중요하다. 간혹, ‘등기우편’과 혼동하여 통지할 내용을 등기우편으로만 발송하면 되는줄 알고 처리하는 경우가 있는데 등기우편은 후일 발송내용이 증명되지 않는다.
임대차계약관계에서 임대인이 임대기간연장을 거절하고자 할 때, 임차인이 임차기간연장을 요청할 때에도 기간만료전에 각 상대방에게 내용증명으로 의사표시를 하는 것이 필요하다.
기망과 협박에 의해 또는 미성년자에 의해 체결된 계약을 취소하는 경우, 그 취소 의사표시를 내용증명으로 하는 것이 향후 법적 절차를 대비하여 필요하다.
또한 갑이 을에게 변제받을 채권이 있고 병에게는 외상채무를 가지고 있을 경우, 갑은 병에게 외상채무를 변제하는 대신에 을에게서 변제받을 채권을 병에게 양도하여 결재하고자 한다면, 갑은 을에게 변제받을 채권을 병에게 지급하라는 내용의 채권양도통지를 을에게 내용증명우편으로 하는 것이 필요하다.
그 외 터무니없는 주장의 내용증명이 송달된 경우, 꼭 답변을 해야 할 의무는 없고 설사 답변을 하지 않더라도 법적으로 불이익을 받는 것은 아니다.
글=조재형(법무사)
삽화=량선